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Anleitung/Umgang mit der Mailingliste

Aus PiratenWiki
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Dieser Text soll zum Verständnis einiger grundsätzlichen Regeln im Umgang mit einer Mailingliste beitragen.

Um die Mailingliste der Piraten auch in Zukunft lesbar zu gestalten, sollten hier Regeln gelten, die sich auf vielen anderen Mailinglisten bewährt haben und die von der Mehrzahl der Teilnehmer akzeptiert und angewendet werden.

Hier werden wir versuchen, ein paar Minimalanforderungen zu definieren.

Allgemeines

Übersicht der Mailinglisten des Landesverbandes Brandenburg Piratenpartei

Was ist eine Mailingliste und wie funktioniert sie?

Eine Mailingliste ist eine Liste von Emailadressen, die über eine einzige Sammel-Emailadresse angeschrieben werden kann.

Den Vorgang, sich selbst auf diese Liste zu setzen, nennt man Abonnieren. Hat man eine Liste abonniert, erhält man ab sofort alle Emails, die an diese Liste, also an die Sammeladresse, geschrieben wurden.

Man kann selbst an die Listen schreiben. Meistens sollte man dazu die Liste abonniert haben, denn nur dann werden sie an alle Empfänger durchgelassen. Mails von Nicht-Abonnenten werden meistens 'moderiert', d.h. ein Moderator liest die Mail und entscheidet dann, ob die Mail an die Liste weitergeleitet wird.

Will man eine Die Mails einer Liste nicht mehr empfangen, kann man sie wieder abbestellen und erhält dann zuverlässig keine Mails mehr. (Im Gegensatz zu Verteilerlisten in Emailprogrammen wie Outlook - irgendjemand hat dich immer noch in seinem Verteiler und schreibt dir munter weiter Mails, obwohl du das nicht mehr willst.)


Zusammenfassung abonnieren oder nicht?

Die Mailinglisten-Software bietet die Funktion an, nicht alle Mails weiterzuleiten, sondern nur eine tägliche Zusammenfassung.

Diese Funktion ist NUR für diejenigen , die sich ausschließlich lesend an einer Liste beteiligen möchten.

Wer auf einen Beitrag auf der Liste antworten möchte, sollte auf die einzelne Mail antworten, hat man diese nicht, sondern nur die Zusammenfassung, antwortet man auch nur auf die Zusammenfassung. dadurch weiß der Schreiber der ursprünglichen Mail gar nicht, dass er angesprochen wurde.

Gib deinen Namen an

Wie im normalen Leben, so auch auf der Mailingliste. Die Umgangsformen gebieten, dass man sich vorstellt. Das kann mit der Angabe des Realnamen geschehen oder mit einem festen Pseudonym. Es ist ohnehin nicht erkennbar, ob sich hinter "Alexander Müller" nicht doch ein Rudolf Schulz verbirgt.

Anonymes schreiben -- und dazu zählen Emailadressen wie schnucki@gmy.de oder 1234567@timobeil.de -- sind nicht gern gesehen und werden allenfalls mit Missachtung quittiert. "Don't feed the Troll" wird dann zu hören sein.

Eine Aussagekräftige Signatur oder besser noch eine zur Absender-Emailadresse passende kryptografische Signatur (Stichwort PGP, GnuPG usw.) zeigen, dass man ernsthaft zur Mailingliste beitragen und nicht nur stänkern will.

Kurzgefasst: Benannt - Ja. Pseudonym - Ja. Anonym - Nein.

Für jedes neue Thema bitte eine neue Mail anlegen

Oft verwenden Teilnehmer die Antwortfunktion des Mailprogramms, um ein neues Thema anzufangen. Dabei löschen sie den als Zitat eingelesenen Inhalt und das Subjekt. Jedoch bleiben bei diesem Verfahren die (unsichtbaren) Verwaltungsinformationen der Mail erhalten und die Mail wird jetzt beim Empfänger innerhalb des ursprünglichen Themas einsortiert.

Stell dir vor, du platzt in ein Gespräch mit einem völlig anderen Thema hinein. Dementsprechend ruppig kann die Reaktion der anderen ausfallen.

Also schreibe eine neue Mail. Viele Mailprogramme unterstützen dich dabei,indem sie gleich die Listenadresse in das Empfängerfeld eintragen. Schau einmal nach, ob dein Mailprogramm das auch kann.

Gib deiner Mail eine Überschrift (Betreff, Subject), die das Thema deutlich macht.

Antworten sinnvoll kürzen

Dein Mailprogramm liest beim Beantworten die alte Mail, versehen mit Quotezeichen (> ), wieder ein. Nun hast du es ganz leicht, zu antworten. Doch lösche alles, auf das du dich nicht beziehst. Lasse aber den Absatz, auf den du antwortest, stehen. Deine Antwort kommt unter diesen Absatz, mit Leerzeile getrennt. Das entspricht der üblichen Leserichtung von oben nach unten.

Absolut unnötig ist TOFU = (kompletten) T(ext deiner Antwort) O(ben) F(ullqoute, also kompletten Text der alten Mail) U(nten). Unnötig ist auch die umgekehrte Form TUFO.

Gelegentlich werden von den Teilnehmern Abkürzungen für Floskeln verwendet. Solche Abkürzungen werden hier erklärt: http://de.wikipedia.org/wiki/Netzjargon

Verzicht auf Abkürzungen und Floskeln kann Missverständnisse verhindern.

Bemerkung: Das Thema TOFU macht immer wieder die Runde. Ja, ich weiß, es ist schwer, wenn man diesen Stil z.B. durch Vorgesetzte auf der Arbeitsstelle "aufgedrückt" bekommt. Angeblich soll es ja Zeit sparen, wenn man schnell die Antwort oben drüber schreibt. Ok, vielleicht spart der Schreiber Zeit, aber alle Empfänger stehen vor dem Problem, dass man erst die Antwort liest und dann die Frage.

Achte auf gute Lesbarkeit

Im deutschen Sprachraum gehört dazu das Einhalten der Groß- und Kleinschreibung. Über einen Vertipper regt sich niemand auf, eine grobe Missachtung der Rechtschreibregeln oder das Ignorieren von Satzzeichen dagegen macht das Lesen des Textes mühselig.

Beachte: Am Bildschirm liest sich Text anders als auf dem Papier. Spare daher nicht mit dem Setzen von Absätzen. deine Leser werden es dir danken.

Die meisten Programme lassen sich auf gut lesbaren Zeilenumbruch bei 72 Zeichen einstellen.

Mailprogramm richtig konfigurieren

Wirf einen genaueren Blick in die Konfigurationsmenüs deines Mailprogramms.

Dein Zeichensatz sollte korrekt deklariert werden, so dass Umlaute sauber dargestellt werden. Am geeignetsten ist iso-8859-1, iso-8859-15 oder utf-8 Kodierung.

Die maximale Zeilenlänge beträgt 72 Zeichen; 68 haben sich in der Praxis vieler sehr bewährt. Der Text deiner Mail soll in bloßem Text (ASCII) bestehen (oft ist die Voreinstellung HTML), das Quotezeichen ist ein '> ' (Größer-)Zeichen plus einem Leerzeichen, die Kennzeichnung für eine Antwort ist ein einziges 'Re: ' plus einem Leerzeichen.

Leider ignorieren viele Mailprogramme die Standards in der Grundkonfiguration. Es ist aber meistens ganz leicht, das umzustellen. Bitte mach dir die Mühe.

Bitte stelle dein Mailprogramm so ein, dass keine Empfangs-/Lesebestätigungen angefordert werden. Eine Mail, die Du schickst, wird von allen Lesern der Liste empfangen. Wenn dein Gegenüber nicht so nett wäre, die Bestätigungsmail zu verhindern, wäre dein Posteingang in Kürze überflutet.

Hier findet Ihr Anleitungen für die richtige Konfiguration verschiedener Mailprogramme:

Schicke keine Dateianhänge an die Liste

Jede Mail, die Du an diese Liste schickst, wird automatisch an mehrere hundert Empfänger weitergeleitet. Viele davon verwenden Modems oder andere schmalbandige Anbindungen. Daher sollte die Datenmenge, die über die Liste geht, möglichst klein sein (deswegen z.B. nur ASCII- Mails).

Wenn ein Screenshot oder eine Datei notwendig zum Verstehen eines Problems sind, dann stell die Datei auf einen Server zum runter laden und poste nur den Link dazu auf die Liste. Du kannst auch den Mailversand anbieten - dann warte ab, bis Dich jemand dazu auffordert, die Datei per PM (Private Mail) zu schicken.

Anmerkung: vCard's gehören für mich in die Kategorie "unerwünschte Anhänge".

Bemerkung: Zum Punkt Dateianhänge möchte ich sagen, dass es vielleicht jetzt noch nicht akut ist, aber das könnte noch kommen. Hier sollte man nachdenken, ob man den Leuten in Zukunft eine Upload-Möglichkeit auf der Homepage anbieten kann.

Eine Signatur wäre super

Fast jedes Mail-Programm ist in der Lage, eine Signatur an E-Mails anzuhängen. Es wäre super, wenn jeder seinen Standort/Wohnort/Struktur in seine Signatur schreiben würde. Ich für meine Teil wüsste schon gern, wer wo sitzt. :-) Auf einer technischen Mailingliste ist mir so was völlig egal, aber auf einer Landes-Mailingliste wäre es eine wertvolle Zusatzinformation.

Signaturen sollten den üblichen Umfang von 72 Zeichen pro Zeile nicht überschreiten und insgesamt nicht länger als 4 Zeilen sein.

Zusammenfassung täglich zusenden lassen?

Beim Abonnieren der Mailingliste kann man festlegen, ob man sich eine tägliche Zusammenfassung aller Mails zusenden lassen möchte.

Über den Sinn der Zusammenfassung kann man sicher streiten. Wer nur eine Mail täglich haben möchte, kann natürlich diese Option wählen. Man sollte aber bitte daran denken, diese Mail sinnvoll zu kürzen, wenn man auf der Mailingliste antwortet.

Wer auf der Mailingliste regelmäßig liest und schreibt ist wahrscheinlich ohne diese Zusammenfassung besser bedient. Jedes Mailprogramm sollte heute in der Lage sein, eine extra Mailbox pro Mailingliste anzulegen und Mails über entsprechende Nachrichtenfilter in diese einzusortieren. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Mails z.B. in Threads (Diskussionsfäden) dargestellt werden können. Das erleichtert es, dass in einem Thread genau ein Thema übersichtlich diskutiert werden kann.

Bemerkung: Die Zusammenfassung kann man auch nachträglich abbestellen. :-)

persönliche Hilfe

Wer mit der Konfiguration seines Mailprogrammes nicht klar kommt, sollte sich nicht scheuen nach Hilfe zu fragen.

Wir haben alle mal klein angefangen!

Links

Weitere gute Tipps zum Umgang mit E-Mails findet man hier:

Copyright-Hinweis

Einzelne Textabschnitte wurden den Seiten von http://www.eschkitai.de/openoffice/netikette.html und http://www.suse-etikette.de.vu/ entnommen und angepasst.

Die Originaltexte unterliegen der GNU Free Documentation Licence.

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