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HowTo Veranstaltungen

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How To – Veranstaltungen

Grundsätzliches:

  • Was will ich mit der Veranstaltung erreichen?
  • Wer ist meine Zielgruppe?
  • Welche Form der Veranstaltung erscheint sinnvoll?
  • In welchem Rahmen soll die Veranstaltung stattfinden? (öffentlich oder nicht-öffentlich, beschränkte Teilnehmerzahl)
  • Wie sind die zeitlichen Fristen? (Einladung, Anmeldung)

Gäste:

  • Wie viele Gäste werden erwartet? (Anmeldung, Schätzung über vorige Veranstaltungen)
  • Mit welchen Verkehrsmitteln? (ÖPNV, Auto, Fahrgemeinschaften organisieren)
  • Sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten? (Hostel, Hotel, Couch Surfing)
  • Ist für die erwartete Anzahl Gäste ausreichend Catering verfügbar? (Gäste mitbringen lassen oder selbst organisieren und über Budget decken)
  • Bedarf es einer Kinderbetreuung? (LaVo-Beschluss, AG KiBe kontaktieren)
  • Kann Kleidung wie Mäntel & Jacken sicher irgendwo aufbewahrt werden?
  • Sind ausreichend Toiletten vorhanden? (Kennzeichnung)

Location:

  • Sind ausreichend Zuwege vorhanden und sind diese hinreichend gekennzeichnet?
  • Sind Starkstromanschlüsse in ausreichender Leistung vorhanden?
  • Falls erforderlich, sind Wasser-, und Abwasseranschlüsse vorhanden?
  • Wie viele Sitzmöglichkeiten werden benötigt und woher kommen diese?
  • Analog mit Tischen?
  • Wird eine Bühne benötigt?
  • Ist ausreichend Technik vorhanden?
  • Sind Genehmigungen einzuholen? Sollte die Veranstaltung angemeldet werden? (z.B. Hausverwaltung, wegen Lärmbelästigung)
  • Wird ein Verischerungsschutz benötigt?
  • Ist für die Reinigung gesorgt? (Reinigungspersonal €)
  • Wie viele Helfer werden wofür benötigt?

Unterhaltung:

  • Gibt es ein Programm? (veranstaltungsspezifisch)
  • Sind zur Unterhaltung Materialien notwendig, die organisiert werden müssen? (Musik, Spiele, Flipchart, Beamer)
  • Brauche ich ReferentInnen, wenn ja, wer ist geeignet?
  • Sollte Infomaterial ausgelegt werden?

Finanzierung:

  • Wie kann die Veranstaltung finanziert werden? (freiwillige Spenden vor Ort, UB Budget)

Zuständigkeit:

  • Die Aufgaben sollten klar verteilt sein. Zudem ist es sinnvoll eine Person zu bestimmen, die das Team untereinander koordiniert.

Nachbereitung:

  • Damit Veranstaltungen langfristig erfolgreich geplant werden können, gilt es zukünftige Fehler in der Planung vermeiden zu können. Daher ist eine gute Nachbereitung wichtig. Eine inhaltliche Evaluation per Teilnehmerbefragung (PAD über Mailingliste verschicken - Positives, Negatives, Verbesserungsvorschläge) und Gespräche im Organisationsteam sind sinnvoll.
  • z.B.
War die Veranstaltung gut besucht?
Waren die Teilnehmer zufrieden?
Wurden alle geplanten Aktionen erfolgreich umgesetzt?
Wurden die im Vorfeld formulierten Ziele erreicht?
Welche Probleme gab es während der Vorbereitung und Durchführung?