Vorstand/Anfragen/Nr-00002

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Thema: FiBu-Software
Name: Lars S.
Status: erledigt

Frage

Es gab in der letzten Woche auf der Mailingliste eine Diskussion hinsichtlich der Finanzverwaltung. Dazu folgende Fragen:

1. Welche Software wird eingesetzt (Name der Software genügt)?
2. Ermöglicht diese Software den Datenexport zur Verwendung in Buchhaltungssoftware anderer Hersteller, zB. mittels CSV-Tabellen?
3. Welche Kosten würden jährlich entstehen, wenn die Software durch den LV selbst angeschafft würde?
4. Wurde der Einsatz frei verfügbarer Software -- wie GnuCash -- erwogen?
5. Wenn ja, was waren die Ablehnungsgründe ( evtl. Einarbeitungszeit, Zeitdruck, nicht gegebener Funktionsumfang etc.)?
6. Welchen Funktionsumfang muss die einzusetzende Software nach Auffassung des LSM aufweisen?
7. Welche dieser Funktionen fehlen konkret bei GnuCash?
8. Welche kommerziellen Produkte bieten einen solchen Funktionsumfang?
9. Wie wird die Datensicherung (Back-Up) sichergestellt?
10. Wie wird die Einsichtnahmemöglichkeit durch Kassen- und Rechnungsprüfer gewährleistet?
11. Gibt es ein Konzept, das die Verwendbarkeit der Daten --unmittelbar durch Software -- über die Amtszeit eines Vorstandes hinaus sicherstellt?
12. Wird eine Strategie erarbeitet, um mittelfristig eine vollkommen unabhängige FiBu mit "eigener" Software zu führen?

(Diese Anfrage mag einerseits etwas unbequem sein, sie soll auf der anderen Seite bitte nicht dazu dienen, "ein Fass aufzumachen.")

Antwort

Hallo Lars,

bitte entschuldige, ich habe deine Anfrage kurzzeitig aus den Augen verloren.

1.Welche Software wird eingesetzt (Name der Software genügt)?

Wir verwenden Lexware premium V 10.3x, MS-Excel 2003, OpenOffice Calc V 3.20, MS-Calc V. 5.1, MS-Notepad V 5.1, Adobe Acrobat Pro 8.0, GNU PGP, Truecrypt 7.0, sowie GnuCash & Wiso "Mein Verein 2010" (forensisch). Die Tabellenkalkulationen dienen dabei in erster Linie nur der Buchungsvorbeitung.

2.Ermöglicht diese Software den Datenexport zur Verwendung in Buchhaltungssoftware anderer Hersteller, zB. mittels CSV-Tabellen?

Ja, sie hat eine DATEV-kompatible Schnittstelle.

3.Welche Kosten würden jährlich entstehen, wenn die Software durch den LV selbst angeschafft würde?

Einmalige Kosten für die Anschaffung würden sich auf min. 645,00 € belaufen, dazu kommt ein jährliches Update von min. 429,00 €.

4.Wurde der Einsatz frei verfügbarer Software -- wie GnuCash -- erwogen?

Ja.

5.Wenn ja, was waren die Ablehnungsgründe ( evtl. Einarbeitungszeit, Zeitdruck, nicht gegebener Funktionsumfang etc.)?

GnuCash genügt nicht den Anforderungen von §146 [1] und §147 [2] der Abgabenordnung (AO), desweiteren verfügt es über keine DATEV-kompatible Schnittstelle.

6.Welchen Funktionsumfang muss die einzusetzende Software nach Auffassung des LSM aufweisen?

Um es kurz zu machen: Die FiBu soll eine, den Anforderungen des PartG, HGB, der AO und den GoB genügende Buchhaltung ermöglichen.

7.Welche dieser Funktionen fehlen konkret bei GnuCash?

GnuCash ist frei programmierbar, daher sind die Buchungen vor Manipulationen nicht geschützt. Außerdem verfügt GnuCash über keine/n Prüfschnittstelle und Datenexport nach GDPdU (Grundsätze zum Datenexport und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Es verfügt über kein Zertifikat einer Finanzbehörde.

8.Welche kommerziellen Produkte bieten einen solchen Funktionsumfang?

Einige, wie beispielsweise DATEV, Stotax, Agenda, Sage, ...

9.Wie wird die Datensicherung (Back-Up) sichergestellt?

Einmal durch die softwareinterne Datensicherung, sowie über Datenexport (verschlüsselt).

10.Wie wird die Einsichtnahmemöglichkeit durch Kassen- und Rechnungsprüfer gewährleistet?

Kassenprüfer können stets Einsicht in alle Buchungskonten, Summen- und Saldenliste, das Buchungsjournal und die Belege nehmen. Den Rechnungsprüfern werden diese zum Parteitag zur Verfügung gestellt.

11.Gibt es ein Konzept, das die Verwendbarkeit der Daten --unmittelbar durch Software -- über die Amtszeit eines Vorstandes hinaus sicherstellt?

Die gesamte elektronische Buchhaltung kann in jede zugelassene FiBu importiert werden, desweiteren werde ich selbstverständlich für eine ordentliche Übernahme für meinen Nachfolger sorgen.

12.Wird eine Strategie erarbeitet, um mittelfristig eine vollkommen unabhängige FiBu mit "eigener" Software zu führen?

Das kommt darauf an was du unter "eigene" Software verstehst, ich vermute aber du meinst die Anschaffung einer neuen, lizenzierten Software für die LGS? Dies ist sicher wünschenswert, in absehbarer Zeit aber außerhalb unserer finanziellen Möglichkeiten.